В цій статті розповімо, яким вимогам має відповідати європейська компанія, щоб уникнути проблем у сфері оподаткування.
Країни, що входять до складу ЄС (такі як Мальта, Австрія, Нідерланди тощо) не визначають конкретних вимог підтвердження сутності компанії для цілей оподаткування. При цьому існують певні правила, при недотриманні яких у компанії можуть виникнути проблеми із визначенням її резидентності, що в свою чергу може привести до подвійного оподаткування.
Відповідно до загального принципу міжнародного права, компанія вважається резидентом тієї країни, в якій вона зареєстрована. Однак на практиці у компанії, що діє в різних юрисдикціях, можуть виникнути проблеми із визначенням країни резидентності, і відповідно, визначенням, де у компанії виникнуть податкові зобов’язання.
Щоб уникнути претензій з боку контролюючих органів інших країн щодо сплати податків, компанії слід довести, де знаходиться місце здійснення ефективного управління та контролю над зазначеною компанією.
Отже, компанія буде вважатися резидентом тієї юрисдикції, з якої у неї більш тісні економічні інтереси.
Далі розповімо про правила наповнення компанії економічною сутністю.
АДРЕСА РЕЄСТРАЦІЇ, НАЯВНІСТЬ ОФІСУ
Одним з головних факторів визначення економічної сутності компанії є адреса реєстрації. Компанія вважається резидентом тієї країни ЄС, в якій не тільки зареєстрована, але й утримує офіс. Крім оренди / придбання приміщення, вимоги висуваються до активної діяльності такого офісу: в приміщенні повинні працювати співробітники, кореспонденція компанії повинна оброблятися за адресою офісу, повинна бути окрема телефонна лінія. В цілому, офісне приміщення компанії має бути не на папері, а реально існуючим.
КЕРУЮЧІ ОРГАНИ КОМПАНІЇ
Директор та секретар компанії (якщо наявність такого передбачено законом) повинні бути фізичними особами. Юридична особа в якості директора компанії може викликати ряд підозр та неприємних питань з боку контролюючих органів.
Хоча в багатьох юрисдикціях немає прямих приписів закону щодо резидентності директора, на практиці діє правило, що країна проживання директора повинна збігатися з країною реєстрації компанії.
Якщо статутом передбачено здійснення управління компанією кількома особами, то для уникнення сумнівів в резидентності компанії, рада директорів повинна відповідати наступним вимогам:
- Члени ради директорів повинні бути резидентами країни, на резидентність якої претендує компанія. У разі якщо до складу ради директорів входять нерезиденти, то повинна бути дотримана пропорція, згідно з якою, більша частина директорів не може бути податковими резидентами в будь-якій іншій юрисдикції, крім країни ЄС, в якій ведеться діяльність компанії.
- У будь-якому випадку, в статуті компанії має бути вказано, що кворум на засіданнях ради директорів не може формуватися з директорів, що мають постійне місце проживання за межами даної країни ЄС.
- Важливо, щоб рада директорів була сформована з моменту заснування компанії. Компанія не повинна бути податковим резидентом за межами даної країни ЄС на момент її створення, оскільки це може призвести до суперечок із податковими органами у майбутньому щодо резидентності.
Крім перерахованих вище вимог, керуючі особи повинні мати належну компетенцію, тобто повинні володіти відповідними знаннями, навичками, досвідом роботи та освітою, що відповідає займаній позиції, щоб вміло управляти компанією.
ЗАСІДАННЯ РАДИ ДИРЕКТОРІВ
Одним з факторів економічної сутності компанії є місце прийняття рішень керуючими органами компанії.
Так, для підтвердження місця ведення бізнесу в певній країні ЄС, проведення засідань ради директорів має відповідати наступним правилам:
- Засідання ради директорів повинні призначатися і регулярно проводитися (не рідше одного разу на рік та у разі необхідності прийняття стратегічних рішень) в країні резидентності компанії.
- Більшість директорів (як з точки зору права голосу, так і кількості) повинні фізично бути присутнім на засіданні ради, яке проводиться на території країни резиденства компанії . Іноді, меншість може брати участь онлайн.
- Рішення ради директорів повинні відповідати потребам компанії і рада директорів повинна приймати всі стратегічні рішення з управління компанією на території країн ЄС, резидентом якої претендує бути.
- Всі засідання ради директорів повинні бути запротокольовані, а документація повинна бути складена в даній країні ЄС державною мовою. У протоколі вказується тривалість засідання, включаючи час початку і кінця засідання, місце проведення, імена присутніх й короткий зміст обговорюваних питань.
- Директори, які не проживають в країні реєстрації компанії не мають повноважень зобов’язувати раду директорів до прийняття певних рішень.
ПІДПИСАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Для доведення факту здійснення управління та контролю в країні ЄС, резидентом якої компанія претендує бути, компанії необхідно дотримуватися таких правил документообігу:
- всі угоди, договори та інші документи компанії повинні бути підписані уповноваженою директором в даній країні ЄС.
- директори, керуючі банківськими рахунками компанії, повинні бути членами ради директорів і мати повноваження санкціонувати платежі без схвалення тих директорів, які проживають за межами ЄС. Оптимальним варіантом є відкриття рахунку та управління ним в країні ЄС, де зареєстрована компанія.
ПРИЙНЯТТЯ СТРАТЕГІЧНИХ РІШЕНЬ
Для визнання компанії резидентом певної країни ЄС, рада директорів такої компанії повинна розглядати і приймати стратегічні рішення на території країни ЄС, резидентом якої планує бути.
Наприклад, питання компанії щодо реструктуризації, створення нових підрозділів, інші питання що значно впливають на здатність компанії отримувати прибуток, повинні бути повністю розглянуті радою директорів на засіданні в даній країні ЄС. Однак така вимога не виключає можливості отримувати радою директорів рекомендації та поради від третіх осіб і приймати їх до уваги підчас прийняття рішень.
Такі рекомендації чи будь-яка інша документація, що підлягає до розгляду на засіданні ради директорів, повинні бути представлені директорам завчасно перед проведенням зборів, щоб директори мали час для належного розгляду відповідної інформації.
Практичні поради
Крім перерахованих вище основних факторів визначення країни резидентства компанії, хотіли б з вами поділитися деякими порадами, які в майбутньому можуть допомогти довести економічну присутність в країні бажаної резидентності:
- Дотримання всіх перелічених вище вимог повинно бути підтверджено документально.
- Офіс компанії повинен бути розташований в приміщенні з комерційним призначенням.
- В офісі компанії повинна зберігатися її документація, записи, договори; з офісної адреси повинна вестися кореспонденція компанії; важлива наявність виділеної телефонної лінії.
- Бухгалтерська звітність, яка пройшла перевірку аудитором, повинна складатися і подаватися в країні резидентності (це є загальні вимоги податкового законодавства у всіх країнах ЄС).
- Персонал повинен бути найнятий в країні резидентності, оскільки це необхідно для здійснення оперативної діяльності компанії.
Таким чином, з метою уникнення проблем з оподаткуванням, рекомендуємо наповнювати компанію, що діє в різних юрисдикціях, економічною сутністю шляхом виконання перерахованих вище правил.
Крім того, рекомендуємо звернутися до послуг податкового радника і отримати професійну консультацію щодо можливих додаткових вимог місцевих податкових органів до резидентності компаній в обраній країні ЄС.
Наші фахівці у Aston Financial Services завжди готові надати якісну та детальну консультацію з питання відповідності бізнесу вимогам міжнародного та податкового права.
Підготовлено Євгенією Крихтіною